PARTE 1: CONCEPTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1.-   Definición de Proyectos y Dirección de Proyectos (Project Management - PM)

         1.1.- ¿Que es un Proyecto? 

          Existen muchas definiciones de "Proyecto". Veamos la "oficial": "Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (Entregables)"  (Fuente: PMBOK. PMI)

         1.2.- ¿Que caracteriza un proyecto?

           a)  Los proyectos son complejos.    N*(N - 1)/2

             N=1 ; Grado complejidad  0  (Canales de comunicación)

             N=2 ; Grado complejidad 1   (Canales de comunicación)

             N=5 ; Grado complejidad 10 (Canales de comunicación)

             N=10; Grado complejidad 45(Canales de comunicación)

           Mientras mas Stakeholders en un proyecto mas complejo es, ya que existen mas canales de comunicación (N).
           Los Stakeholders pueden influir en el proyecto y sus entregable, y estos son principalmente:

           - Customer

           - Sponsor
           - Organizacion Ejecutante
           - Publico
           - Worker

           Involucrados activamente en el proyecto y que sus intereses puede verse afectado de manera positiva o negativa por su ejecución o conclusión.
           Es conveniente enfatizar la figura del Sponsor, quien brinda apoyo financiero y de autoridad al directorio del proyecto, y sin cuya intervención difícilmente el proyecto se puede sacar adelante.

           b)   Son únicos (aunque el producto sea el mismo)

           "Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades del proyecto, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del proyecto. Por ejemplo: Los edificios de oficinas se pueden construir con materiales idénticos o similares, y por el mismo equipo o equipos diferentes.  Sin embargo, cada proyecto de construcción es único, posee una localización diferente, un diseño diferente, circunstancias y situaciones diferentes, diferentes interesados, etc."  (Fuente: PMBOK. PMI)

           c)   Tienen un ciclo de vida

         El proyecto posee una serie de fases por las que atraviesa desde su inicio hasta su cierre.   "Todos los proyectos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura genérica de ciclo de vida:"

           - Inicio del proyecto

           - Organización y preparación

           - Ejecución del trabajo

           - Cierre del Proyecto

           d)   Producen un Cambio

         "Un proyecto esta orientado a producir resultados de gran entidad y consecuencias posiblemente trascendentes para la empresa e incluso para el conjunto de la sociedad" (Fuente: Dirección y gestión de proyectos, Jaime Pereña Brand)

           e)   Tienen duración definida

         La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos.  El final se alcanza cuando:

          - Se logran los objetivos del proyecto

          - Sus objetivo no se cumplirán o no pueden ser cumplidos

          - Ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto

           f)   Son multidisciplinarios

         Participan en los proyectos un conjunto de personas, con diferentes formaciones académicas y experiencias profesionales, que operan en conjunto, durante un tiempo determinado, abocados a resolver un problema complejo, es decir tienen un objetivo común. Cada individuo es consciente de su papel y del papel de los demás, trabajan en conjunto bajo la dirección de un coordinador. 

           g)   Generan Conflictos

         "Los conflictos resultan en el ambiente de un proyecto. Los requisitos incongruentes, la competencia por los recursos, la ruptura de las comunicaciones y muchos otros factores podrían tornarse fuentes de conflictos."(Fuente: PMBOK. PMI).  Los conflictos pueden generar resultados disfuncionales, sin embargo con una buena gestión, los conflictos pueden ayudar al equipo a alcanzar una mejor solución.

         1.3.- ¿Que es la Dirección de Proyectos (PM)?

           Es la aplicación de:

           - Conocimientos

           - Destrezas

           - Herramientas

           - Técnicas 

           a las actividades del proyecto, para cumplir con los objetivos de:

           - Alcance

           - Calidad

           - Tiempo

           - Costo

           que le han sido impuestos.

           1.4.- Tipología de proyectos

             a)   Proyectos que obedecen a requerimientos legales
           Ejemplo: Se tiene que instalar una subestación eléctrica por que la superintendencia de electricidad y combustible se lo exigió al cliente, siendo un proyecto regulador o mandatario es por lo general de alta prioridad.

             b)   Proyectos por avances Tecnológicos
         Ejemplo: En empresas que declaran estar a la vanguardia en la tecnología, y para cumplir con eso, están constantemente adquiriendo  prototipos tecnológicos de vanguardia.
      También empresas que adquieren tecnología para evitar la obsolescencia de sus productos y debe comprar nuevos software, hardwere, maquinaria, etc.  Y para eso se debe hacer un proyecto.

               c)   Proyectos por solicitud del cliente
             Por simple solicitud del cliente, sin cuestionar su uso, es lo que pide y es lo que se va a hacer.

              d)   Proyectos por requerimiento de la organización
             Son requerimientos internos de la organización, estos son mas complejos por que no hay un contrato que los regule y por eso hay cambios excesivos en el proyecto.

              e)   Proyectos por demanda del mercado
             Están asociados a las oportunidades que hay en el mercado, lo que es demandado, lo que un día no fue rentable hoy podría ser de alta demanda.

            

           1.5.-  Parámetros de la administración de proyecto 

           Existe un enfoque tradicional que muchas organizaciones están usando aun,   Este tiene 3 objetivos que se deben medir:

       

          - Tiempo: para cuadrarse dentro de un plazo
          - Costo: dentro del presupuesto asignado
          - Calidad: Con un estándar de calidad adecuado y consensuado 

             Si acometemos una obra mas difícil, mas ambiciosa o de mayor envergadura, el plazo de ejecución sera normalmente mas dilatado que si se tratase de una obra de escasa complejidad.

             Si la calidad y especificaciones técnicas son mas exigentes. probablemente aumentara el presupuesto de ejecución.

             Si es necesario acortar el plazo de realización porque la fecha de termino es imperiosa, sera necesario reducir la ambición de las especificaciones y calidad o incrementar la dotación de recursos y consecuentemente, aumentar el coste.

             En definitiva, los 3 objetivos del proyecto son inseparables y forman un sistema en el que cada modificación de una de las partes afecta a las restantes.

             Solo puede hablarse de éxito en la gestión del proyecto cuando se alcanza el triple objetivo: Terminar la obra respetando las especificaciones de calidad, al coste previsto y en el plazo acordado.

             En un enfoque mas moderno de la administración de proyecto, se le agrega un nuevo objetivo a cumplir, el Alcance. Debido a que el alcance de los proyectos van cambiando y es necesario hacer una gestión de cambio.  Nuevos entregables o modificación  de los entregables que ya estaban asegurados en el diseño requieren de un estudio multisistemico para ver el impacto que aquellos cambios tienen sobre el proyecto.  Durante el proyecto ocurren tantos cambios que el objetivo del "Alcance" se hace casi imposible de lograr.  Al final la gestión de cambio se refiere a ¿cuanto va a costar el proyecto?, el monto aprobado inicialmente mas todas las orden de cambio que están aprobadas y ¿cuanto podría llegar a costar el proyecto?, el monto inicial aprobado mas todas las ordenes de cambio aprobadas mas las ordenes de cambio que están en estudio y si sobrepasa el presupuesto hay que tener cuidado.  La gestión esta asociada a la gestión del alcance, el alcance inicial es uno, y es conocido durante la propuesta, pero seguramente va a cambiar.   La suma entre calidad con alcance da resultado el "desempeño técnico", quiere decir, lograr la calidad y haber cumplido con todos los requerimientos del entregable (alcance).