Tipos de tareas

Los siguientes 3 factores pueden definir el tipo de tarea cuando fijamos como inalterable uno de ellos en relación a los cambios que se puedan efectuar posteriormente en las correcciones o modificaciones de programación.

  - Unidades : Cantidad de recursos de trabajo  ( 3 Jornales)        

   - Trabajo   : Cantidad de horas de trabajo de la tarea.              

                         En una jornada laboral de 8 horas/día)

  - Tiempo    : Duración de la tarea ( 20 días)                               

Estos factores se relacionan de la siguiente manera:

  Trabajo =  Duración x Unidades x Jornada laboral

  Trabajo =  (20 días) x (3 Jornales) x (8 horas/día de jornada laboral)

  Trabajo =   480 Horas de trabajo

Los tipos de tareas son:

- Tarea de Unidades Fijas:  

Podemos modificar la duración o el trabajo, pero las unidades de recursos asignadas se mantienen fijas.

Opción 1: Cambiar Duración de 20 a 30 días.

  Unidades = 3 Jornales (FIJO)

  Duración = 30 días

  Trabajo    = Duración x Unidades x Jornada = 30 x 3 x 8 =  720 hrs de trabajo

Opción 2: Cambiar las horas de trabajo de 480 a 960 hrs.

  Unidades = 3 Jornales (FIJO)

  Trabajo    = 960 hrs

  Duración =  Trabajo / (Unidades x Jornada) = 960 / (3 x 8) =  40 días

- Tarea de Trabajo Fijo

Se usa para corregir la duración de la tarea o proyecto sin modificar el costo, ejemplo; podemos ocupar mayor cantidad de unidades para una menor duración, o podríamos aumentar la duración provocando la disminución de unidades, pero en ambos casos las horas de trabajo son fijas por tanto el costo no varia respecto al programado.

Opción 1: Cambiar unidades de 3 a 5 Jornales

  Unidades = 5 Jornales

  Trabajo    = 480 hrs (FIJO)

  Duración =  Trabajo / (Unidades x Jornada) = 480 / (5 x 8) =  12 días 

Opción 1: Cambiar Duración de 20 a 30 días.

  Duración = 30 días

  Trabajo    = 480 hrs (FIJO)

  Unidades =  Trabajo / (Duración x Jornada) = 480 / (30 x 8) = 2 Jornales

- Tarea de Tiempo Fijo

Este tipo de tarea se usa cuando queremos conservar la duración en una tarea critica, para eso debemos modificar la cantidad de unidades o las horas de trabajo y asi mantener la duración programada.

Opción 1: Cambiar unidades de 3 a 5 Jornales

  Unidades = 5 Jornales

  Duracion = 20 días (FIJO)

  Trabajo    = Duración x Unidades x Jornada = 20 x 5 x 8 =  800 hrs de trabajo

Opción 2: Cambiar las horas de trabajo de 480 a 960 hrs.

  Trabajo = 960 hrs

  Duración = 20 días (FIJO)

  Unidades = Trabajo / (Duración x Jornada) = 960 / (20 x 8) = 6 Jornales

PARTE 3: CONCEPTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

3.- PROFESIONALIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

       
Existen diversas organizaciones internacionales que agrupa a los profesionales que se dedican a la administración de proyectos.    Los mas extendidos son:

        - PMI (Project Management Institute) FUNDADA: 1969 USA

         Es una organización sin fines de lucro que promueve el uso de la dirección de proyectos, para lograr buenos resultados en el desarrollo de los negocios.

        Certificación: El programa de PMI consiste en una serie de certificaciones y demuestra tanto su compromiso con la profesión como sus habilidades a través de la certificación de su educación, experiencia y competencia. Los tipos de certificaciones son:

         * Profesional en dirección de Proyectos (PMP)®

         * Técnico Certificado en Dirección de Proyectos(CAPM)®

         * Profesional en Dirección de programación del PMI (PMI-SP)®

          * Profesional en Dirección de Programas (PgMP)®

          * Profesional en Dirección de Riesgos del PMI (PMI-RMP)®

          * Practicante Certificado por PMI en Agile (PMI-ACP)SM

Cada una de estas certificaciones reconoce distintos niveles de conocimientos, experiencias y habilidades en la dirección de proyecto.

  

        - IPMA  (International project management association) FUNDADA:1965 Suiza

         Es la Primera organización mundial que se dedica a dirección de proyectos.  Es una confederación de mas de 55 asociaciones nacionales jurídicamente constituidas en cada país que aglutina a casi medio millón de profesionales.

         Existen diferentes niveles de certificación:

         * Nivel A: Director de Directores o de Cartera de Proyectos Certificado

         * Nivel B: Director de Proyectos Certificado

         * Nivel C: Profesional de la Dirección de Proyectos Certificado

         * Nivel D: Gestor en Dirección de Proyectos

        - ISO 21500 (Guide to Project Management) FUNDADA 2013

         La Norma ISO 21.500 ah sido escrita como una guia que busca orientar a las empresas en su gestión. De hecho, no contiene requisitos como tal y no esta diseñada con fines de certificación.   En este aspecto difiere de la norma ISO 9.001 sobre sistemas de gestión de la calidad, que describe los procedimientos y sistemas que se recomiendan a las organizaciones para mejorar sus procesos o determinados aspectos de sus operaciones.  No obstante, podría suceder que en un futuro próximo la norma se actualice y se encamine hacia la certificación.   Mientras tanto, adecuarse a las recomendaciones que contiene genera importantes beneficios para las empresas.

Su objetivo es ayudar a Directores de Proyecto, principiantes o experimentados, a aplicar las mejores practicas en la gestión de sus proyectos, mejorando los resultados de negocios y concluyendo sus misiones con éxito

         

         La ISO 21.500 esta basada en múltiples estándares mundiales existentes en varias de las asociaciones internacionales en dirección de proyectos tales como:

         * PMBOK (PMI)

         * ICB (IPMA)

         * PRINCE2 

         * DIN 69901

         * ISO 9001 (Sistema Gestión de la calidad)

         * ISO 10006 (Sistema de Gestión de la Calidad, guía para la Gestion de la calidad en proyectos

         * ISO 31000 (Gestión de riesgos, principios y guías)

         

         No es certificable pero si es auditable por empresas externas, para así poder señalar que se esta apegando a los estándares de la ISO 21500 como un valor agregado que se ofrece a los clientes

         Publicaciones 

         Tanto el PMI como el IPMA ambas instituciones editan publicaciones periodicas que persiguen profesionalizar la administración de proyectos y tienen sus sistemas de certificación de profesionales en Project Management.

       

 PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)

           Esta guía proporciona pautas para la dirección de proyectos individuales y define conceptos relacionados con la dirección de proyectos.

           El PMBOK promueve las buenas practicas de la dirección de proyectos, también promueve un vocabulario común para el uso y la aplicación de los conceptos de la dirección de proyectos dentro de la profesión de la dirección de proyectos y establece pautas para los procesos de dirección de proyectos, el Código de Ética y Conducta Profesional del Project Management Institute.

          Para cumplir con los requisitos de la dirección del proyecto se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de proceso son:

          * Inicio

          * Planificación

          * Ejecución

          * Seguimiento y Control

          * Cierre

         

ICB (IPMA Competence Baseline)

         Ofrece una gran gama de competencias personales a utilizar para el desarrollo profesional, certificación, formación, educación, consultoria, investigación, y mucho mas.  La norma esta diseñada para ayudar a las personas a encontrar el camino correcto para lograr sus objetivos.  IPMA prevé que las organizaciones, equipos e individuos utilizaran esta norma como una herramienta de uso diario para el éxito en la dirección de proyectos.




          ICB de IPMA con su modelo de certificación de profesionales y empresas se basa en 4 niveles de conocimiento y experiencia.  Se basa en el "Ojo de la competencia"







          *Competencia = Conocimiento + Experiencia

PARTE 2: CONCEPTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2.- MODELOS DE CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

         2.1.- Ciclo de Vida según Ministerio de Desarrollo Social

             El ciclo de vida del proyecto se inicia con la identificación del problema, necesidad u oportunidad de desarrollo y/o mejora que requiere una solución.
             Se compone de las siguientes fases principales: 

                 Fase de Pre Inversión

                    - Que el proyecto es una buena solución al problema planteado u oportunidad
                    - Que la alternativa adoptada es la mas conveniente que las desechadas y que no hay a disposición otra alternativa mejor
                    - Que el proyecto demuestra estándares técnicos eficientes respecto a proyectos similares
                    - Que los indicadores de rentabilidad demuestran la conveniencia de la inversión

         Los proyectos pueden sufrir cambios durante esta fase (aplazar inicio, fisionarse con proyectos complementarios, no ejecutarse, etc.)
         Se evalúan las alternativas de solución disponibles y se toma una opción, pero para eso se hace un estudio de pre inversión, estos estudios pueden costar un 15% de la inversión total del proyecto ademas pueden ser costos unidos, es decir que la inversión podría nunca ser materializada, es un riesgo asociado a la pre-inversión del proyecto. 

                    a) Etapa de idea

                        Corresponde a una primera aproximación del problema, necesidad u oportunidad, y a su resolución.

                Comúnmente se desarrolla a niveles documentales informales pero es una etapa importantísima porque da paso e inicia el proceso de desarrollo del proyecto. 

                    b) Etapa de Perfil

                        Se realiza la preparación y evaluación de las posibles alternativas de solución, partiendo de información que proviene principalmente de fuentes de origen secundario.   Como resultado de la etapa se puede:

                        - Descartar las alternativas no factibles

                        - Seleccionar alternativas posiblemente factibles y avanzar a la siguiente etapa

                        - Seleccionar aquella alternativa que es técnica y económicamente mejor entre las alternativas estudiadas y pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad.

                   

                    c)  Etapa de Pre-Factibilidad

           En esta etapa se realiza una evaluación mas completa y profunda de las alternativas en la etapa de perfil u de las posibles soluciones.   Identificado correctamente el problema en el perfil, en la pre factibilidad se estudia la soluciones a ese problema.  Permite hacer ingeniería conceptual,  Trade-Off toma de decisiones en un ambiente de incertidumbre perdiendo una una cualidad para ganar otra, por ejemplo se tiene que licitar y se tiene 10 oferentes, y entre esos 10 elegir al que mejor se acomode a mis necesidades pero se debe elegir la que mejor se acomode a mis necesidades tanto técnica, económica y administrativamente, el que cumpla con esto probablemente sea el oferente mas caro y si se elige uno mas barato tendrá falencia en algún aspecto, se tiene que hacer un Trade Off. 

Hay varios tipos de factibilidad:      
Factibilidad técnica: ¿Es posible hacerlo técnicamente?,¿existe la tecnología para fabricarlo?, ¿es físicamente realizable?
Factibilidad legal, Factibilidad económica, etc.
         
Como resultado de la etapa se puede:

                       - Descartar las alternativas no factibles

                       - Seleccionar las alternativas técnica y económicamente mejor y pasar a la etapa de factibilidad y diseño

                        - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad

                    d)  Etapa de Factibilidad

                         Es un proceso que se ocupa de la alternativa de solución que salio de la pre-factibilidad y desarrolla un proceso de ingeniería básica que define la alternativa solución con suficiente información para incluso salir a licitar, hacer unas bases de licitación, unas bases técnicas que permita salir a buscar alguien que lo desarrolle al nivel de detalle.   Cuando la ingeniería básica es aprobada (presupuesto y plazo) las empresas de ingeniería en detalle, post-decisión, permitiendo reducir la incertidumbre.   En esta etapa se perfecciona y precisa la mejor alternativa identificada en la etapa de pre-factibilidad, sobre la base de información primaria recolectada especialmente para ese fin.

Como resultado de esta etapa se puede:

                         - Pasar a la etapa de diseño en la fase de inversión del proyecto, apoyando la decisión en el desarrollo de uno o mas estudios específicos que son requeridos y/o complementarios al desarrollo del estudio pre-inversión

                          - Esperar o postergar mientras se adopta una cierta decisión por la autoridad

                  Fase de Inversión

                    Considera todas las acciones destinadas a materializar la solución formulada y evaluada como conveniente.  Consta de dos etapas:

                    a)  Diseño
                         De arquitectura, ingeniería y/o especialidades según corresponda y presupuesto detallado de las obras, con requerimientos detallados de equipos y equipamientos.

                    b)  Ejecución
                         Ejecución de obras y adquisición de equipos y equipamientos

                 Fase de Operación

                 En esta fase el proyecto adquiere su realización objetiva, es decir, que la unidad productiva instalada inicia la generación del producto, bien o servicio, para el cumplimiento del objetivo especifico orientado a la solución del problema.      Durante el periodo de operación se debe hacer una evaluación expost de la inversión y una evaluación periódica de los costos operacionales.

El VAN es un indicador de rentabilidad del proyecto, compara la inversión con la operación (CAPEX: Comprar una maquina v/s OPEX: Hacer funcionar la maquina).  Se estima el Capex en la etapa de Inversión y el Opex en la etapa de Operación del ciclo de vida

         2.2.- Ciclo de Vida FEL (método de portones)

         La metodología de portones es un proceso de definición progresiva del proyecto, basada en una revisión planificada y estandarizada.

         Un Portón o Gate es un punto estandarizado de control, donde se audita una fase del proyecto.

         Los portones permiten verificar si el proyecto tuvo el desempeño previsto.  En ellos se audita si la información necesaria para proseguir con el proyecto es completa y esta actualizada.

         Fases FEL

          - FEL 1 (Estudio Conceptual):  Desarrollo de las opciones mas apropiadas

          - FEL 2 (Estudio Pre-factibilidad): Selección de la opción mas viable

          - FEL 3 (Estudio de factibilidad): Se define el proyecto y su planificación

          - FEL 4 ( Ejecución): Fase de implementación del proyecto

          - FEL 5 (Puesta en marcha)

          - FEL 6 (Marcha blanca): Se pone a prueba el sistema a su máxima capacidad

          - FEL 7 (Operación): Fase de operación del proyecto

PARTE 1: CONCEPTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1.-   Definición de Proyectos y Dirección de Proyectos (Project Management - PM)

         1.1.- ¿Que es un Proyecto? 

          Existen muchas definiciones de "Proyecto". Veamos la "oficial": "Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (Entregables)"  (Fuente: PMBOK. PMI)

         1.2.- ¿Que caracteriza un proyecto?

           a)  Los proyectos son complejos.    N*(N - 1)/2

             N=1 ; Grado complejidad  0  (Canales de comunicación)

             N=2 ; Grado complejidad 1   (Canales de comunicación)

             N=5 ; Grado complejidad 10 (Canales de comunicación)

             N=10; Grado complejidad 45(Canales de comunicación)

           Mientras mas Stakeholders en un proyecto mas complejo es, ya que existen mas canales de comunicación (N).
           Los Stakeholders pueden influir en el proyecto y sus entregable, y estos son principalmente:

           - Customer

           - Sponsor
           - Organizacion Ejecutante
           - Publico
           - Worker

           Involucrados activamente en el proyecto y que sus intereses puede verse afectado de manera positiva o negativa por su ejecución o conclusión.
           Es conveniente enfatizar la figura del Sponsor, quien brinda apoyo financiero y de autoridad al directorio del proyecto, y sin cuya intervención difícilmente el proyecto se puede sacar adelante.

           b)   Son únicos (aunque el producto sea el mismo)

           "Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades del proyecto, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del proyecto. Por ejemplo: Los edificios de oficinas se pueden construir con materiales idénticos o similares, y por el mismo equipo o equipos diferentes.  Sin embargo, cada proyecto de construcción es único, posee una localización diferente, un diseño diferente, circunstancias y situaciones diferentes, diferentes interesados, etc."  (Fuente: PMBOK. PMI)

           c)   Tienen un ciclo de vida

         El proyecto posee una serie de fases por las que atraviesa desde su inicio hasta su cierre.   "Todos los proyectos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura genérica de ciclo de vida:"

           - Inicio del proyecto

           - Organización y preparación

           - Ejecución del trabajo

           - Cierre del Proyecto

           d)   Producen un Cambio

         "Un proyecto esta orientado a producir resultados de gran entidad y consecuencias posiblemente trascendentes para la empresa e incluso para el conjunto de la sociedad" (Fuente: Dirección y gestión de proyectos, Jaime Pereña Brand)

           e)   Tienen duración definida

         La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos.  El final se alcanza cuando:

          - Se logran los objetivos del proyecto

          - Sus objetivo no se cumplirán o no pueden ser cumplidos

          - Ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto

           f)   Son multidisciplinarios

         Participan en los proyectos un conjunto de personas, con diferentes formaciones académicas y experiencias profesionales, que operan en conjunto, durante un tiempo determinado, abocados a resolver un problema complejo, es decir tienen un objetivo común. Cada individuo es consciente de su papel y del papel de los demás, trabajan en conjunto bajo la dirección de un coordinador. 

           g)   Generan Conflictos

         "Los conflictos resultan en el ambiente de un proyecto. Los requisitos incongruentes, la competencia por los recursos, la ruptura de las comunicaciones y muchos otros factores podrían tornarse fuentes de conflictos."(Fuente: PMBOK. PMI).  Los conflictos pueden generar resultados disfuncionales, sin embargo con una buena gestión, los conflictos pueden ayudar al equipo a alcanzar una mejor solución.

         1.3.- ¿Que es la Dirección de Proyectos (PM)?

           Es la aplicación de:

           - Conocimientos

           - Destrezas

           - Herramientas

           - Técnicas 

           a las actividades del proyecto, para cumplir con los objetivos de:

           - Alcance

           - Calidad

           - Tiempo

           - Costo

           que le han sido impuestos.

           1.4.- Tipología de proyectos

             a)   Proyectos que obedecen a requerimientos legales
           Ejemplo: Se tiene que instalar una subestación eléctrica por que la superintendencia de electricidad y combustible se lo exigió al cliente, siendo un proyecto regulador o mandatario es por lo general de alta prioridad.

             b)   Proyectos por avances Tecnológicos
         Ejemplo: En empresas que declaran estar a la vanguardia en la tecnología, y para cumplir con eso, están constantemente adquiriendo  prototipos tecnológicos de vanguardia.
      También empresas que adquieren tecnología para evitar la obsolescencia de sus productos y debe comprar nuevos software, hardwere, maquinaria, etc.  Y para eso se debe hacer un proyecto.

               c)   Proyectos por solicitud del cliente
             Por simple solicitud del cliente, sin cuestionar su uso, es lo que pide y es lo que se va a hacer.

              d)   Proyectos por requerimiento de la organización
             Son requerimientos internos de la organización, estos son mas complejos por que no hay un contrato que los regule y por eso hay cambios excesivos en el proyecto.

              e)   Proyectos por demanda del mercado
             Están asociados a las oportunidades que hay en el mercado, lo que es demandado, lo que un día no fue rentable hoy podría ser de alta demanda.

            

           1.5.-  Parámetros de la administración de proyecto 

           Existe un enfoque tradicional que muchas organizaciones están usando aun,   Este tiene 3 objetivos que se deben medir:

       

          - Tiempo: para cuadrarse dentro de un plazo
          - Costo: dentro del presupuesto asignado
          - Calidad: Con un estándar de calidad adecuado y consensuado 

             Si acometemos una obra mas difícil, mas ambiciosa o de mayor envergadura, el plazo de ejecución sera normalmente mas dilatado que si se tratase de una obra de escasa complejidad.

             Si la calidad y especificaciones técnicas son mas exigentes. probablemente aumentara el presupuesto de ejecución.

             Si es necesario acortar el plazo de realización porque la fecha de termino es imperiosa, sera necesario reducir la ambición de las especificaciones y calidad o incrementar la dotación de recursos y consecuentemente, aumentar el coste.

             En definitiva, los 3 objetivos del proyecto son inseparables y forman un sistema en el que cada modificación de una de las partes afecta a las restantes.

             Solo puede hablarse de éxito en la gestión del proyecto cuando se alcanza el triple objetivo: Terminar la obra respetando las especificaciones de calidad, al coste previsto y en el plazo acordado.

             En un enfoque mas moderno de la administración de proyecto, se le agrega un nuevo objetivo a cumplir, el Alcance. Debido a que el alcance de los proyectos van cambiando y es necesario hacer una gestión de cambio.  Nuevos entregables o modificación  de los entregables que ya estaban asegurados en el diseño requieren de un estudio multisistemico para ver el impacto que aquellos cambios tienen sobre el proyecto.  Durante el proyecto ocurren tantos cambios que el objetivo del "Alcance" se hace casi imposible de lograr.  Al final la gestión de cambio se refiere a ¿cuanto va a costar el proyecto?, el monto aprobado inicialmente mas todas las orden de cambio que están aprobadas y ¿cuanto podría llegar a costar el proyecto?, el monto inicial aprobado mas todas las ordenes de cambio aprobadas mas las ordenes de cambio que están en estudio y si sobrepasa el presupuesto hay que tener cuidado.  La gestión esta asociada a la gestión del alcance, el alcance inicial es uno, y es conocido durante la propuesta, pero seguramente va a cambiar.   La suma entre calidad con alcance da resultado el "desempeño técnico", quiere decir, lograr la calidad y haber cumplido con todos los requerimientos del entregable (alcance).